Le rôle de l'assistant comptable est central pour garantir la fluidité de la chaîne financière, de la réception de la pièce justificative jusqu'à l'encaissement effectif.
Collecte et gestion des pièces comptables
Cette première étape garantit la fiabilité des données qui seront traitées.
Récupération des documents : Collecte des factures fournisseurs, des relevés bancaires, des notes de frais et des justificatifs de vente.
Contrôle de conformité : Vérification de la validité des pièces (présence des mentions légales, exactitude des montants, dates et taux de TVA).
Organisation et dématérialisation : Classement (physique ou numérique) et numérisation des documents. L'utilisation d'outils de lecture automatique (OCR) est de plus en plus courante pour faciliter l'intégration.
2. Traitement et transmission des données
Une fois collectées, les informations doivent être intégrées et transmises pour permettre la clôture des comptes.
Saisie et paramétrage : Enregistrement des écritures (achats, ventes, banque) ou contrôle de la saisie automatique effectuée par le logiciel.
Lettrage des comptes : Rapprochement entre les factures émises/reçues et les flux bancaires pour identifier ce qui est payé ou restant dû.
Préparation des dossiers : Organisation des documents par nature ou par période pour faciliter le travail du comptable ou de l'expert-comptable.
Transmission sécurisée : Envoi des éléments via des portails dédiés, des outils de transfert sécurisés ou par email.
Recouvrement et suivi des créances clients
L'assistant comptable participe activement à la préservation de la trésorerie de l'entreprise.